Terms of Reference

Vice Dean’s Role – Brief Description:

The Vice Dean assists with administrative and academic tasks in accordance with the ethical principles and objectives established by Law No. 2547 on Higher Education and the Regulation on Academic Organization in Universities. The position supports the effective and efficient execution of educational activities and acts on behalf of the Dean in their absence, overseeing operations as the Dean’s proxy.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Develops policies and strategies to ensure the effective and efficient execution of the educational process within the faculty.
Reports the general status and functioning of the faculty to the Dean when requested at the end of each academic year.
Assists in maintaining the smooth operation of educational activities and prepares presentations for the academic general assembly at the end of each academic year.
Represents the faculty at the University Senate and University Administrative Board in the Dean's absence and presides over Faculty Boards and Faculty Executive Boards.
Plans and coordinates class schedules, classroom assignments, course appointments, exam schedules, and supervisor assignments to ensure exams are conducted orderly.
Ensures the application of “Teaching Process Evaluation Surveys” for faculty members.
Exercises authority to assign tasks, provide guidance, monitor, correct, and request information and reports from subordinates.
Oversees the proper management of the Electronic Document Management System (EBYS), archives, statistics, and database operations.
Monitors the appointment, staffing, leave, reports, and other personnel rights of academic staff, addressing their concerns and resolving issues.
Ensures the effective operation of programs such as Erasmus, Mevlana, Farabi, and bilateral agreements within the faculty under the Dean’s office.
Assists the Dean in implementing orientation programs and preparing orientation guides for new students in collaboration with the departments.
Supports the organization of student-led scientific activities and project competitions within the faculty.
Establishes committees for matters within their jurisdiction, monitors their progress, and ensures timely completion of tasks.
Oversees and verifies the preparation of course payment forms.
Supervises accrual and inventory services, ensuring records are accurately maintained.
Organizes elections for department representatives and faculty representatives and attends meetings with these representatives.
Executes additional tasks assigned by the Dean within their jurisdiction.
The Vice Dean is accountable to the Dean for all duties performed and responsibilities undertaken.

Relevant Documentation / Legislation:

Law No. 2547 on Higher Education

Short Description of the Department Chair's Role:

To organize the educational and instructional activities of the department.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Assisting the Department Chair in organizing and efficiently conducting the educational, instructional, and research activities of the department.
Performing academic duties within the scope of the Higher Education Law No. 2547.
Participating in assigned commissions, committees, boards, and other working groups and preparing related reports when necessary.
Carrying out other tasks and operations assigned by the superior administrator(s).
Being accountable to the Department Chair for fulfilling the responsibilities mentioned above.

Relevant Documentation / Legislation:

Higher Education Law No. 2547

Short Description of the Co-Head of Department's Role:

Operates under the authority of the Head of Department.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Assisting the Head of Department in organizing and efficiently conducting the educational, instructional, and research activities of the department.
Fulfilling academic duties within the framework of the Higher Education Law No. 2547.
Participating in assigned commissions, committees, boards, and other working groups, and preparing relevant reports when necessary.
Carrying out other tasks and operations assigned by the superior administrator(s).
Being accountable to the Head of Department for fulfilling the responsibilities mentioned above.

Relevant Documentation / Legislation:

Higher Education Law No. 2547

​Academic Staff's Short Job Description:

Reports to the Head of Department

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fulfill the duties and responsibilities stated in the Higher Education Law No. 2547.
Conduct undergraduate, graduate, and postgraduate education, training, and applied studies in higher education institutions in accordance with the objectives and principles of this law. 
Supervise project preparations and seminars.
Perform scientific research and publish findings in higher education institutions.
Accept students on specified days according to the program arranged by the relevant department chairmanship, provide necessary guidance, and mentor them in line with the objectives and main principles of this law.
Fulfill tasks assigned by the authorized bodies.
Perform other duties assigned by this law.

Relevant Documentation / Legislation:

Higher Education Law No. 2547 

Short Description of the Research Assistant's Duties:

To perform tasks assigned by the Head of Department, Co-Head of Department, and Department Chair, and to conduct scientific activities and research.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

To act in accordance with the principles and objectives stated in Articles 4 and 5 of the Higher Education Law, and the job description outlined in Article 33.
To be present and assist in scientific research and activities.
To support academic staff in student advisory services.
To attend approved meetings and representations.
To engage in scientific research, conduct studies, and publish articles.
To ensure the efficient, effective, and economic use of resources.
To support mandatory annual tasks such as the department's educational activities, strategic plans, and performance criteria.
To comply with the faculty's ethical guidelines and support internal control activities.
To perform other duties assigned by the Department Chair and Dean.

Relevant Legal Documents/Regulations:

Law No. 657 on Civil Servants
Law No. 2547 on Higher Education
Regulations on Academic Organization in Universities

Short Description of the Faculty Secretary's Duties:

To manage the administrative tasks of the faculty.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

To plan, execute, coordinate, and monitor the tasks under their responsibility in an orderly and compliant manner with regulations.
To handle all administrative duties of the faculty both internally and externally.
To divide the workload among administrative, technical, and support staff.
To perform the duties of the Implementation Officer according to Article 33 of Law No. 5018 on Public Financial Management and Control.
To hold periodic meetings with administrative personnel and take necessary measures to ensure their efficient work.
To ensure that incoming documents are routed, recorded, and processed correctly.
To approve and verify necessary documents.
To evaluate and respond to requests from faculty units and ensure the proper direction of administrative services.
To assume disciplinary duties for administrative staff.
To prepare the agenda for Faculty Council and Board meetings and attend these meetings as a rapporteur without voting rights (according to Article 51/c of Law No. 2547).
To inspect all outgoing correspondence from units.
To plan faculty personnel needs and make recommendations to the Dean.
To manage all correspondence within and outside the faculty according to the designated workflow.
To plan and approve the annual leave of administrative personnel and present it to the Dean’s office.
To prepare the faculty’s budget and ensure the efficient use of resources in accordance with cost-saving measures.
To plan and follow up on the procurement of materials and services needed by the faculty.
To improve the working conditions of administrative personnel and ensure coordination among them.
To take measures to establish harmony, respect, and cooperation among the staff.
To assess personnel performance and encourage participation in in-service training to improve performance.
To assist the Dean in preparing the faculty's budget and take necessary measures regarding budget usage.

Relevant Legal Documents/Regulations:

Law No. 657 on Civil Servants and Law No. 2547 on Higher Education

Short Description of the Chef's Duties:

To perform the tasks of the unit according to the relevant regulations for managing the faculty's administrative tasks.  

Duties, Authorities, and Responsibilities:

To ensure that all incoming documents to the unit are signed, recorded, and forwarded to the appropriate personnel.
To distribute reviewed documents to relevant subunits as per the supervisor's instructions.
To ensure that documents requested by the supervisor are written correctly and promptly.
To classify and file documents according to topics after recording, and ensure that outgoing documents are recorded and distributed.
To ensure that copies of outgoing documents are kept in the relevant files.
To monitor the personnel’s rights and report leave and sick days to the Personnel Department.
To identify and process documents that need to be archived, destroyed, or kept at the end of the year.
To procure necessary office supplies and ensure the maintenance and protection of assets such as fax machines, photocopiers, and computers, keeping records of these items.
To prepare annual leave lists for personnel and submit them for approval.
To deliver announcements, instructions, and directives from higher authorities to personnel and ensure proper filing.
To manage financial rights such as allowances, compensation, and travel expenses in coordination with relevant departments.
To ensure that incoming and outgoing letters, complaints, and other documents requiring filing are properly managed.
To perform other similar tasks assigned by the unit's supervisors.

Relevant Legal Documents/Regulations:

Law No. 657 on Civil Servants, Law No. 2547 on Higher Education, Law No. 2914 on Higher Education Personnel, Law No. 5018 on Public Financial Management and Control, Law Decree No. 124 on the Organizational Structure of Higher Education Institutions, and Regulations on Promotion and Title Changes in Public Institutions.

Short Description of the Computer Operator's Duties:

To carry out tasks as required by their title within the framework of the relevant regulations, and to regularly report to the unit supervisor regarding their work.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

To operate the computer with the necessary system support.
To handle inputs and outputs according to system requirements.
To identify system errors and take corrective actions to maintain the integrity and accuracy of inputs and outputs.
To perform tasks within the designated timeframe and keep the computer system optimized according to the workload.
To interpret console messages from system software and application programs and take necessary actions.
To write all correspondence electronically as instructed by supervisors.
To input all types of data (e.g., text, graphics, images, maps) into the computer using relevant software.
To cooperate with other branch personnel in performing assigned tasks.
To maintain the computer and other hardware in working condition and take necessary precautions.
To perform other similar tasks assigned by supervisors.

Relevant Legal Documents/Regulations:

Law No. 657 on Civil Servants, Law No. 2547 on Higher Education, Law No. 2914 on Higher Education Personnel, Law No. 5018 on Public Financial Management and Control, Law Decree No. 124 on the Organizational Structure of Higher Education Institutions, and Regulations on Promotion and Title Changes in Public Institutions.

Görevin Kısa Tanımı :  Dekan Yardımcısı 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği gereğince Üniversite üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak eğitim-öğretimin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla etik ilkelerine göre idari ve akademik işlere yardımcı olur. Dekanın olmadığı zamanlarda Dekana vekâlet eder ve Dekan adına işleri yürütür.

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Görevin Kısa Tanımı : Birim Yöneticisi

Duties, Authorities, and Responsibilities:

Fakülte kurullarına başkanlık etmek 
Fakülte kurullarının kararlarını uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak.
Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek.
Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek.
Fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak.
Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak.
Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim öğretim, bilimsel araştırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci dereceden sorumludur.

Başarılı olmak için içeriğinizin okuyucularınız için yararlı olması gerekir.

Müşteri ile başlayın - ne istediklerini bulun ve onlara verin.